Actes des congrès d'acupuncture de la FAFORMEC

Congrès de BORDEAUX 1997
Congrès de NÎMES 1998
Congrès de PARIS 1999
Congrès de ROUEN 2000
Congrès de NANTES 2001
Congrès de CLERMONT FERRAND 2002
Congrès de MARSEILLE 2003
Congrès de STRASBOURG 2004
Congrès de LYON 2005
Congrès de TOULOUSE 2006
Congrès de PARIS 2007
Congrès de NÎMES 2008
Congrès de LILLE 2009
Congrès de ROUEN 2010
Congrès de FONTEVRAUD 2011
Congrès de STRASBOURG 2012
Congrès de BORDEAUX 2013
Congrès de TARBES 2014
Congrès de LYON 2015
Congrès de PARIS 2016
Congrès de LIMOGES 2017

Aide à l'organisation d'un congrès d'acupuncture de la FAFORMEC

Cette rubrique est dédiée aux organisateurs des congrès annuels d’acupuncture de la FAFORMEC. Elle existe uniquement afin de faire profiter des connaissances et de l’expérience de ceux qui se sont déjà acquittés de cette tâche.

Au moins 6 à 8 personnes. Plus on est, moins la charge sera lourde.

Pour l’organisation, il est utile de créer une association de loi 1901 éphémère, qui fermera après le congrès. Le solde sera reversé à la FAFORMEC (ceci doit être inscrit dans les statuts).
Exemple de statuts du congrès de ROUEN 2010
Exemple de statuts du congrès de FONTEVRAUD 2011

Les journées de la FAFORMEC rassemblent en général 250 à 300 personnes. Il faut donc prévoir une salle d’au moins 300 personnes (350 – 400 personnes est préférable).
Se méfier des grands hôtels et des palais des congrès qui sont souvent très chers

Penser à l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. C’est le cas de certains de nos confrères.

Un minimum d’équipement est nécessaire
-vidéoprojecteur
-table de conférence (comme à Rouen ou Strasbourg) ou coin avec fauteuils et table basse (comme à Fontevraud) avec micro (pour le modérateur et les autres intervenants).

Une décoration supplémentaire pourra être prévue (fleurs, tableaux, calligraphies etc..) mais attention au coût !

Vestiaire. Faut-il prévoir un vestiaire ou non ?

Il s’agit d’un confort appréciable pour les congressistes. Mais attention au timing : il faut 15 à 20 minutes pour que 250 personnes récupèrent leur manteau, et autant pour le déposer, même en ayant mobiliser 3 ou 4 volontaires pour le vestiaire.
Le plus efficace est un vestiaire en libre service dans une salle assez grande (pour éviter les bouchons).

Salles de sous commissions.

Pour les ateliers, il faut prévoir des salles supplementaires (environ 3 personnes) pour les ateliers. Le nombre de salles dépendra bien sûr u nombre de proposition d’ateliers. On peut prévoir environ 8 – 9 atelier (9 ateliers à Fontevraud 2011, 2 x 8 ateliers à Strasbourg 2012).

Prévoir un écran, un vidéoprojecteur et un ordinateur dans chaque salle (mobiliser les membres de l’équipe et « habitués » du congrès qui viennent avec leurs outils).

Ne pas oublier qu’il faut une salle pour le jeudi pour les CA de la FAFORMEC et du CFA. Prévoir une salle pour 40-50 personnes.

Pour ne pas décourager la venue des congressistes, le lieu doit être facile d’accès (aéroport proche, gare, parking pour les voitures, liaison par les transports en communs, proximité d’hôtels, etc..).
Si l’accessibilité est difficile, prévoir minibus ou cars pour les transferts (attention au coût !!!!). Bien détailler les conditions d’accès dans la plaquette programme et sur le site internet (plans, cartes, exemples à partir des grandes ville françaises…).

SNCF : Des billets « réduction congrès » peuvent être achetés à la SNCF (20% de réduction) et proposés au congressistes sur demande. Selon notre expérience, seulement une vingtaine a été demandée. Donc, ne pas en acheter 300.

AIR FRANCE : Cette compagnie peut aussi consentir des réduction pour le congrès. Il faut les contacter bien en avance (un an avant). Ils obligent à insérer leur logo sur la plaquette, avec en regard le nom de l’évènement, et le code identifiant de ce dernier, code qui servira pour obtenir une réduction. Les dates de validité doivent aussi être inscrites. Le mode d’emploi devra aussi être sur le site internet. Lien vers le site d’information d’Air France.
Exemple de la fiche d’information Air FRance du congrès de Fontevraud 2011.

Plusieurs solutions :

– soit l’OCNA se charge de l’hébergement (très lourd et chronophage). Cette option n’est plus choisie depuis de nombreuses années par l’OCNA.

– soit on laisse les congressistes libres de choisir leur hébergement, en publiant tout de même une liste d’hôtels ou de gîtes sur le site internet. Il est utile de prévenir les hôtels proches du lieu de congrès. Si l’offre est limitée, comme à Fontevraud en 2011, il est peut être indispensable de pré-réserver les chambres.

La réservation peut passer par une centrale de réservation. Certains offices de tourisme le font gracieusement (à discuter avec eux). Le lieu de congrès peut avoir un service qui s’en occupe (comme à Fontevraud).

L’organisation de la restauration prend beaucoup de temps et comporte des contraintes. Il s’agit de nourrir 250 personnes, dans le temps le plus court possible, pour le moins cher possible, et tout cela avec des aliments de qualité !! Les repas de midi sont souvent une cause de retard pour la suite du congrès.

La restauration comprend l’organisation :

  1. du repas du jeudi soir, suite des réunions du CA de la FAFORMEC et du CFAMTC. Environ 40-50 personnes. C’est l’OCNA qui organise mais la FAFORMEC règle les frais de cette journée.
  2. des pauses. Elles sont parfois comprises dans un forfait congressiste. Sinon, penser à solliciter des producteurs locaux pour qui ce sera une opération promotionnelle.
  3. de repas du vendredi et samedi midi. Comme les pauses, elles peuvent être comprises dans un forfait.
  4. du repas de gala. Attention au timing du repas de gala de vendredi soir. Prévoir environ 150 personnes.
  5. du repas de clôture du samedi soir. Prévoir environ 80 personnes.

Souscrire une assurance est théoriquement obligatoire.

Depuis Bordeaux 2013, une assurance a été souscrite à la MAIF, qui couvre l’ensemble des manifestations de la FAFORMEC. Elle est souscrite au nom de OCNA. Tous les ans, il suffit de la proroger en changeant l’adresse. Vous trouverez ci-joint le contrat.

On va pouvoir garder le même contrat, avec le même numéro de société. MAIS il faudra déclarer le nouveau responsable et le nouveau compte chaque année. Tout est gérable par mail ou internet.

Par mail : Il faut écrire à gestionsociétaire@mail.fr en indiquant le numéro de sociétaire  OCNA  :  3734643B et en joignant en pièce jointe le RIB de votre compte.

Par internet : se connecter sur www.maif.fr et accéder à l’espa e personnel ou cliquer sur Accédez à votre espace personnel

identifiant : 3734643b / mot de passe : le demander en envoyant un mail à : alain.huchet@free.fr

Si besoin d’explications, téléphoner au  09 78 97 98 99

Les deux principales sources de subventions sont bien sûr les laboratoires et les collectivités locales (solliciter les maries, conseil généraux et régionaux).

Les laboratoires.

Le tarif demandé pour un stand était du 1600 euros pour Fontevraud 2011 , et sensiblement pareil pour Strasbourg 2012. Les labos cherchent dès le début à faire baisser les tarifs. Il faut rester ferme. Ce tarif n’est pas au dessus de ce qui se pratique, loin de là. A l’approche du congrès, il est évident d’accepter des baisses de tarifs pour certains labos mais dans la discrétion.

Vous trouverez une liste des labos avec quelques coordonnées. Pour compléter, voici la liste des labos du congrès de Bordeaux 2013.

Pour ce genre de négociations, il faut rencontrer les délégués en face à face. Le démarchage par mail ne fonctionne pas, même avec les labos qui nous aident régulièrement (le démarchage par mail pour plus d’une vingtaine de labos est resté sans aucun succès). Les délégués vont vous demander un dossier ou un dépliant présentation du congrès. En voici un exemple utilisé pour Fontevraud

Il leur faudra aussi une fiche d’inscription : exemple de Fontevraud où il est utile de demander le nombre de tables et de chaises pour pouvoir fournir cela à la structure qui accueille le congrès.

Collectivités locales.

Il faut solliciter les mairies, conseil généraux et régionaux qui peuvent parfois nous aider. Connaître un conseiller ou un député peut être très utile. Pour les conseils généraux et régionaux, un formulaire de demande est souvent nécessaire (parfois téléchargeable sur leur site).

Une lettre de demande au président de chaque conseil est évidemment nécessaire. Exemple Conseil Régional des Pays de la Loire.

Un dossier de présentation est aussi utile.

Commencer par établir un bilan prévisionnel. Cela est bien sûr indispensable et sera utile pour les demandes de subventions (pour celles-ci, le bilan doit être à l’équilibre en tenant compte des subventions demandées).

Exemple de bilan prévisionnel : Fontevraud 2011

Ne pas oublier que le congrès est une importante source de financement de la FAFORMEC. Il FAUT donc être très bénéficiaire. Pour les premiers frais, le trésorier de la FAFORMEC délivre un chèque de 6000 € à l’OCNA.

Solde de la comptabilité : Instructions comptables aux trésoriers des OCNA

1) Pas de remboursements globaux de factures pour l’organisation du CA de la FAFORMEC / CFA.

Chaque facture doit être réglée individuellement :
par envoi direct de la facture de la prestation au trésorier de la FAFORMEC qui remboursera la facture au prestataire
ou par demande au trésorier de la FAFORMEC du remboursement des frais avancés
factures établies au nom de la FAFORMEC

2) Verser 10% des bénéfices du congrès au CFA et 10 à l’association organisatrice après avoir déduit des recettes les 6000 euros prêtés antérieurement par la FAFORMEC

3) Reverser à la FAFORMEC avec 3 chèques distincts

4) Fournir la liste des adhérents individuels

Exemple OCNA BORDEAUX 2013 : RESUMÉ DES COMMANDES ET ENVOIS FLYERS 2013
12 000 flyers commandés pour les répartir :
– 7600 à ACUSHOP qui seront envoyés en 2 mailings de 3800 chacun (jui let et septembre)
– 150 à SATAS
Coût = 670 euros, chez un imprimeur local, pour obtenir une qualité garantie, un contrôle avant le Bon
(200 flyers offerts en plus)
Soit un total de 100 kg à récupérer ( 5 cartons)

Pour expédier aux labos : boxtal.com (ex envoimoinscher) très pratique, compare les prix des transporteurs/et La poste, permet de régler par CB, d’imprimer les fiches à coller sur les colis ….
Pour ordre de prix :
33kg envoyés en 2 colis à Marco Polo par CHRONOPOST pour 61.27 euros (rapide et
dépôt en bureau de Poste)

ADRESSES :

– MARCO POLO : 51 avenue Aspirant BUFFET
81 600 GAILLAC
Responsable : Gérard FRAUX 05 63 477 477 / gf@marcopol-direct.com


– ACUSHOP : 42, rue de la Marche 69540 IRIGNY
Responsable : Mickaël RENARD 0800 122 102

– SATAS : à l’attention de Mr RINCHART Robert
1072 CHAUSSEE de NINOVE B1080 BRUXELLES
Tel : +32 25 22 26 97

QUAND ?
Acupshop demande 3 semaines de délai, dans la pratique ils ont mis semaines.
Marco Polo a envoyé les mailings 15 jours après la réception des colis (à noter : ce labo ne vient plus aux congrès pour raisons financière ; coût de participation trop élevé)